Factuurprogramma of Excel: wanneer is een sjabloon niet meer genoeg?

Een factuur in Excel is snel gemaakt: een sjabloon met je logo, een paar regels, een formule voor de btw, opslaan als PDF. Voor wie een paar keer per jaar factureert, is er weinig mis mee. De vraag is niet of Excel kan, maar wanneer het je meer kost dan een factuurprogramma.

Waar Excel goed genoeg is

• Je factureert hooguit een paar keer per jaar aan een of twee klanten.
• Je klanten betalen zonder dat je erachteraan hoeft.
• Je hebt geen offertes, geen termijnen en geen e-facturen nodig.
• Je boekhouder vindt het prima om PDF’s over te typen, of je doet je aangifte zelf op basis van een paar facturen.

In dat geval is een goed sjabloon genoeg. Zorg wel dat de verplichte gegevens erop staan en dat je nummering opeenvolgend blijft.

De vier momenten waarop het misgaat

1. De nummering. In Excel typ je het factuurnummer zelf. Een keer een nummer overslaan of twee keer gebruiken gebeurt sneller dan je denkt, en een gat in de reeks is het eerste waar een boekenonderzoek naar vraagt. Een factuurprogramma nummert automatisch en laat geen gaten vallen.

2. De btw-afronding. In Nederland rond je de btw af per tarief over het opgetelde subtotaal, niet per regel. Een sjabloon dat per regel afrondt, zit soms een cent naast, en dat valt op bij een klant die het bedrag inleest. Werk je met btw verlegd of de kleineondernemersregeling, dan moet er bovendien een verplichte zin op de factuur die je in Excel zelf moet onthouden.

3. Het openstaan. Zodra je meer dan een paar facturen per maand stuurt, houd je in een tweede lijstje bij wie al betaald heeft. Dat lijstje veroudert, en de herinnering die je zou sturen blijft liggen. Een factuurprogramma weet per factuur of die verstuurd, bekeken, betaald of te laat is, en stuurt de herinnering zelf.

4. De boekhouder. Elke PDF die je mailt, typt iemand over. Een factuurprogramma waarin je boekhouder meeleest, of dat UBL-bestanden levert, haalt dat werk weg.

Wat een factuurprogramma kost

Minder dan de meeste mensen denken. Bij factuurmaken maak je een losse factuur zonder account, ziet gratis het voorbeeld en betaalt € 0,50 voor de schone PDF; dat is het Excel-scenario, maar dan met de btw en de verplichte gegevens goed. Een pakket met opgeslagen klanten, automatische nummering, herinneringen en een bankkoppeling begint bij € 2,50 per maand, maandelijks opzegbaar.

Overstappen zonder gedoe

Je stelt in met welk factuurnummer je verdergaat, zodat de reeks uit Excel netjes doorloopt. Klanten voeg je toe terwijl je factureert, met hun gegevens uit het KVK-register. Je oude facturen laat je gewoon staan waar ze staan; die hoeven niet mee.