Wat moet er op een factuur staan? De verplichte gegevens

Een factuur is meer dan een bedrag en een rekeningnummer. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur moet staan. Mist er een verplicht gegeven, dan is de factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken. Hieronder vind je de volledige checklist.

De verplichte factuurgegevens

Op een gewone factuur tussen ondernemers horen deze gegevens te staan:

Je volledige bedrijfsnaam en die van je klant, zoals ingeschreven bij de KvK.
Het volledige adres van jou en van je klant (geen postbus als enige adres).
Je btw-identificatienummer.
Je KvK-nummer.
De factuurdatum.
Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het aantal.
Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
Het gehanteerde btw-tarief en het btw-bedrag.

Uitleg per onderdeel

Factuurnummer

Het factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. Je mag niet zomaar nummers overslaan of dubbel gebruiken. Veel ondernemers gebruiken een reeks per jaar, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Lees meer in Het factuurnummer: regels en voorbeeld.

Btw uitsplitsen per tarief

Verkoop je producten of diensten met verschillende btw-tarieven op dezelfde factuur, dan moet je per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag tonen. Hoe de tarieven werken lees je in Btw berekenen: 21%, 9% en 0%.

Leverdatum

Naast de factuurdatum vermeld je wanneer de levering of dienst heeft plaatsgevonden. Vaak is dat dezelfde maand, maar bij vooruitbetaling of latere levering kan dat verschillen.

Bijzondere situaties

Kleineondernemersregeling (KOR): doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening. Vermeld dan op de factuur dat de levering is vrijgesteld van btw op grond van de KOR.
Btw verlegd: lever je aan een ondernemer in een ander EU-land of in een verleggingssituatie, dan vermeld je “btw verlegd” en het btw-nummer van je klant.
Factuur aan een particulier: aan consumenten gelden lichtere eisen, maar een nette factuur met je gegevens, een omschrijving en het btw-bedrag is altijd verstandig.

Sneller een correcte factuur maken

Met factuurmaken vul je deze gegevens in een nette opmaak in, en de btw wordt automatisch per tarief berekend. Je ziet meteen een voorbeeld en downloadt daarna de PDF.