Factuur maken in Word of InDesign: wanneer het kan en wanneer het misgaat

Bijna iedereen begint zo. Je maakt een sjabloon in Word, Pages of InDesign, zet je logo erop en slaat ‘m op als PDF. Dat werkt, en voor een paar facturen per jaar is er ook weinig mis mee. Maar er is een punt waarop een documentsjabloon je meer tijd en risico kost dan het je oplevert. Hieronder lees je precies waar dat punt ligt.

Wanneer Word of InDesign prima is

Eerlijk is eerlijk: als je een paar keer per jaar factureert, altijd hetzelfde tarief rekent, altijd 21% btw, altijd dezelfde klant, dan is een sjabloon prima. Je hebt geen systeem nodig voor iets wat je vier keer per jaar doet. Vul in, exporteer als PDF, mailen maar.

Het gaat pas wringen als er variatie in komt: meerdere btw-tarieven, meer klanten, kortingen, of gewoon meer facturen.

Waar het misgaat

1. De btw-berekening doe je met de hand

Dit is de belangrijkste. In Nederland rond je de btw af per tarief over het opgetelde subtotaal, niet per regel. Staan er op één factuur regels met 21% en regels met 9%, dan tel je eerst alle 21%-regels bij elkaar op, berekent daar de btw over, en doet daarna hetzelfde voor 9%.

Reken je per regel af en tel je die bedragen op, dan kom je er soms een cent naast te zitten. Op één factuur is dat niet dramatisch, maar het is wel je btw-aangifte die de fout erft, en je klant die een factuur krijgt die niet optelt.

In Word doet niemand dit goed met de hand. Een spreadsheet met de juiste formules kan het, maar dan ben je feitelijk een factuurprogramma aan het bouwen.

2. Je nummering loopt vroeg of laat vast

Je factuurnummers moeten doorlopend zijn: geen dubbele nummers, geen gaten. Word heeft geen teller. Je kopieert de factuur van vorige maand, past het nummer aan, en dan gaat het een keer mis. Twee facturen met hetzelfde nummer, of een sprong van 2026-014 naar 2026-016.

Dat is precies het soort ding waar je bij een controle vragen over krijgt, en het is achteraf het lastigst te repareren: de facturen zijn al de deur uit.

3. Een verplicht gegeven sneuvelt ongemerkt

Een sjabloon dat je één keer goed hebt gezet en daarna eindeloos kopieert, mist op een dag iets. Je btw-nummer dat je bij een herontwerp bent vergeten, een KVK-nummer dat er nooit op stond, of de datum die nog van de vorige factuur is.

In de checklist met verplichte factuurgegevens staat wat er allemaal op hoort. Mist er iets, dan is de factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken.

4. Btw verlegd en de KOR vragen een specifieke zin

Factureer je met btw verlegd, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw, dan moet de vermelding “btw verlegd” op de factuur staan, plus het btw-nummer van je klant. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan hoort daar weer een andere zin bij.

Een algemeen sjabloon heeft die zinnen niet, en je moet ze dus zelf onthouden. Precies op het moment dat je haast hebt.

5. Je hebt geen overzicht

Een map met .docx-bestanden kan je niet vertellen welke factuur nog openstaat. Wie moet er herinnerd worden? Wat is er deze maand binnengekomen? Dat betekent een tweede lijstje ernaast bijhouden, meestal in Excel, en dat lijstje loopt uit de pas met de werkelijkheid.

6. Een e-factuur kun je niet maken

Steeds meer overheden en grote organisaties accepteren geen PDF meer, maar willen een UBL-bestand: een gestructureerd XML-bestand dat hun boekhouding automatisch inleest. Word kan dat niet produceren. Ook niet met een omweg.

Factureer je aan een gemeente, een ziekenhuis of een grote opdrachtgever, dan loop je hier vroeg of laat tegenaan.

7. InDesign heeft er nog één bij: het bestand woont op één computer

Een mooi opgemaakte factuur in InDesign is echt mooier dan wat de meeste factuurprogramma’s maken. Maar het bestand hangt aan één machine, met één lettertypelicentie en één versie van het sjabloon. Werk je met iemand samen, of ben je een keer je laptop kwijt, dan kun je geen factuur meer sturen.

Voor een ontwerper is dat een reëel dilemma, want je huisstijl is je vak. De praktische middenweg: houd de opmaak strak binnen wat een factuurprogramma kan, en gebruik InDesign voor het werk waar het echt voor bedoeld is.

Wat je eraan doet

Je hoeft niet meteen een compleet boekhoudpakket. De volgorde die voor de meeste mensen werkt:

1. Blijf bij je sjabloon zolang je een paar facturen per jaar stuurt en de btw simpel is.
2. Stap over zodra de btw varieert of het aantal facturen oploopt. Dat is het punt waarop handwerk fouten gaat opleveren.
3. Neem je nummering mee. Je kunt in factuurmaken zelf instellen met welk nummer je verdergaat, dus je reeks loopt netjes door vanaf je laatste Word-factuur. Je oude facturen laat je gewoon staan waar ze staan: die hoef je nergens in te laden.

Twijfel je of je al zover bent? Een simpele test: heb je de laatste drie maanden een keer een factuurnummer moeten corrigeren, of moeten uitzoeken of iets al betaald was? Dan kost het sjabloon je inmiddels meer dan het je bespaart.