Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die we verwerken als je factuurmaken gebruikt of onze website bezoekt. We hebben geprobeerd op te schrijven wat de app echt doet, niet wat er mooi staat. Zie je iets dat niet klopt met wat je in de app ziet? Laat het weten, dan passen we het aan.

Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming die bovenaan deze pagina staat, met het KVK-nummer, het adres en het privacy-e-mailadres die daar vermeld zijn. factuurmaken is de handelsnaam waaronder de dienst wordt aangeboden.

Er is geen functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld: daarvoor is de organisatie te klein en de verwerking niet grootschalig genoeg. Je vragen komen dus direct bij ons terecht.

Welke gegevens we verwerken en waarvoor

Als je zonder account een factuur maakt

Terwijl je een factuur bouwt, staat die in je eigen browser. Wij zien niets. Pas als je afrekent, slaan we de factuur op: je eigen bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, de regels en de bedragen. Dat is nodig om de PDF te kunnen maken en je hem te laten downloaden of mailen.

Zo’n anonieme factuur is aan een korte bewaartermijn gebonden en verdwijnt daarna automatisch. Je hebt geen account, dus we kunnen hem daarna ook niet meer voor je terugvinden.

Als je een account hebt

Dan verwerken we:

je accountgegevens: je naam, je e-mailadres en de gegevens die je bij je bedrijfsprofiel invult, waaronder je adres, je KVK-nummer, je btw-nummer, je IBAN en je logo. Die komen letterlijk op je facturen te staan, dus ze zijn nodig om de dienst te kunnen leveren.
je klanten: naam, contactpersoon, adres, e-mailadres, KVK- en btw-nummer. Sla je een particulier op, dan zijn dat persoonsgegevens van een natuurlijk persoon.
je documenten: facturen, offertes, regels, notities en de bedragen. Bij het aanmaken bevriezen we de afzender- en ontvangergegevens, zodat een latere wijziging in je profiel je oude facturen niet herschrijft.
je betalingen aan ons: welk bedrag, welk pakket, wanneer, en of het gelukt is.
je uitgaven (bij de uitbreiding Administratie): de bonnetjes en inkoopfacturen die je uploadt of doorstuurt, bij een e-mail zonder bijlage ook een PDF-weergave van het bericht plus het oorspronkelijke e-mailbestand, en de gegevens die daaruit worden uitgelezen (bedragen, btw, leverancier, IBAN, regels). Op zo’n document kunnen ook persoonsgegevens van derden staan, zoals de naam van een leverancier. De bestanden staan in een afgeschermde opslag zonder openbare link.
je uitgaven-e-mailadres: het eigen adres waarop je documenten kunt aanleveren, en een kort logboek van de ontvangen e-mail (afzender, onderwerp en wat ermee is gebeurd). Dat logboek houdt alleen de meest recente berichten bij, zodat de app kan laten zien waarom een e-mail wel of niet is aangekomen.
je banktransacties: transacties uit je bankkoppeling of uit een afschrift dat je uploadt (bedrag, datum, tegenpartij en omschrijving), om ze te kunnen koppelen aan je facturen en uitgaven. Een import verwijder je zelf in de app.
wanneer je er was: het moment van je laatste bezoek en de laatste pagina die je bekeek. Dat gebruiken we om te zien of een account nog in gebruik is en om je te helpen als je een vraag stelt.

Een beperkt aantal beheerders bij ons kan die accountgegevens inzien. Dat is nodig voor ondersteuning en voor het beheer van proef- en vriendenaccounts.

Ligt je administratie een tijd stil, dan kunnen we je daar één keer per periode een e-mail over sturen. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om de dienst nuttig te houden, en je kunt het uitzetten bij je voorkeuren in de app.

Als je een boekhouder toegang geeft

Geef je een boekhouder toegang tot je administratie, dan kan die je verstuurde facturen, je uitgavendocumenten en je banktransacties inzien en downloaden, alleen-lezen. Factuurconcepten blijven buiten zijn bereik. Heeft je boekhouder zijn eigen cloudopslag gekoppeld, dan ontvangt die daarin ook een kopie van je facturen en uitgavendocumenten. Trek je de toegang in, dan stopt dat alles direct, maar kopieën die al bij hem zijn afgeleverd kunnen wij niet meer terughalen.

Als je via een partner binnenkomt

Kom je binnen via een link van een partner uit ons partnerprogramma, dan onthouden we 60 dagen lang welke partner dat was, zodat we hem kunnen belonen als je klant wordt. Die partner krijgt van ons geen naam, e-mailadres of bedrijfsnaam te zien: hij ziet alleen de datum, het pakket, of er is betaald en wat hij eraan verdient. Wie bij ons factureert geven we niet door, ook niet aan de partij die je heeft doorverwezen.

Ben je zelf partner, dan verwerken we de gegevens van jouw onderneming (bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, website, KVK-nummer, btw-nummer en rekeningnummer) om de aanmelding te beoordelen en de vergoeding te kunnen uitbetalen. Dat doen we op grond van de overeenkomst die het partnerprogramma is.

Als je klant een factuur van je ontvangt

De gegevens van je klanten zijn jouw gegevens, niet onze gegevens. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: we doen ermee wat jij ons opdraagt en niets anders. Wil je dat schriftelijk vastgelegd hebben, dan is er een verwerkersovereenkomst, zie artikel 11 van de algemene voorwaarden.

Verstuur je een factuur per e-mail, dan houden we bij aan welk adres hij is gestuurd, wanneer, en of hij is afgeleverd of geweigerd. Opent je klant de bekijklink, dan zien we dat er is gekeken. Er zit geen onzichtbare tracking pixel in onze e-mails: die zijn onnauwkeurig en indringend, dus we gebruiken ze niet. We meten dus een klik, geen opening.

Als je het contactformulier gebruikt

Dan verwerken we je naam, je e-mailadres en je bericht, om je vraag te kunnen beantwoorden. Het formulier is beveiligd tegen misbruik door bots, en die controle ziet je IP-adres.

Als je de website bezoekt

Dan worden er technische gegevens verwerkt die bij elk bezoek aan een website horen, zoals je IP-adres en je browser. Onze hostingpartij gebruikt die om de site te kunnen leveren en om storingen en misbruik te herkennen. Voor bezoekersstatistieken gebruiken we een cookieloze dienst, zie Cookies hieronder.

Op welke grondslag we dat doen

Uitvoering van de overeenkomst. Alles wat nodig is om je factuur te maken, je account te laten werken, je documenten te versturen en je betaling te verwerken. Heb je de uitbreiding Administratie, dan hoort daar ook het verwerken van je uitgavendocumenten bij, inclusief het automatisch uitlezen ervan.
Wettelijke verplichting. Onze eigen administratie van de betalingen die je aan ons doet, want daarvoor geldt een fiscale bewaarplicht.
Gerechtvaardigd belang. De beveiliging van de dienst, het weren van misbruik, geanonimiseerde bezoekersstatistieken, en de e-mail die je krijgt als je administratie lang stilligt.
Toestemming. De koppelingen die je zelf aanzet, zoals je bank en je cloudopslag. Zet je ze niet aan, dan gebeurt er niets. Trek je ze in, dan stopt het.

Partijen die gegevens namens ons verwerken

Deze partijen zijn altijd betrokken, omdat de dienst zonder hen niet werkt. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Hosting. Draait de website en de app. Ziet daardoor al het verkeer, inclusief je IP-adres en wat je verstuurt.
Database. Slaat op wat hierboven staat.
Inloggen. Beheert je e-mailadres, je naam en je inlogsessie. Kies je ervoor om met Apple of LinkedIn in te loggen, dan verloopt dat via die partij.
Betalingen. We sturen bewust zo weinig mogelijk mee: geen naam, geen e-mailadres en geen adres. Alleen het land, ons ordernummer, het bedrag en een korte omschrijving, plus een intern klantnummer als je een doorlopende machtiging afgeeft. Je bank- of kaartgegevens vul je in bij de betaaldienst zelf en die komen nooit bij ons langs.
E-mail. Verstuurt alle e-mail uit de app, inclusief de factuur-PDF en de e-factuur als bijlage. Ziet dus het e-mailadres van je klant en de inhoud van de mail. Dezelfde partij ontvangt ook de e-mail die naar je uitgaven-adres wordt gestuurd, en ziet daarvan dus de afzender en de bijlagen.
Geplande taken. Zet de terugkerende taken in gang, zoals herinneringen en het opruimen. Deze partij ontvangt alleen interne kenmerken, nooit inhoud.
Logo-opslag. Je logo staat op een contentnetwerk onder een willekeurige bestandsnaam, zodat je factuur snel laadt. Er staat geen accountgegeven in de link.
Documentopslag. Je uitgavendocumenten staan op hetzelfde contentnetwerk als je logo, maar in een afgeschermde zone zonder openbare link: lezen kan alleen via de app.
AI-documentanalyse. Bij de uitbreiding Administratie leest een AI-dienst het document dat je aanlevert (de PDF, de foto of de tekst ervan) en geeft de uitgelezen gegevens terug; het antwoord bewaren we bij het document. Deze partij is contractueel gebonden als verwerker en gebruikt je documenten niet om modellen te trainen.
Botcontrole. Alleen bij het contactformulier, en alleen die ene controle. Ziet je IP-adres.
Statistieken. Cookieloos en zonder persoonsgegevens, alleen in productie. Geen Google Analytics, geen advertentiepixels.

Diensten die je zelf aanzet

Deze staan uit tot jij ze aanzet. Doe je dat niet, dan gaat er niets naartoe.

Handelsregister (KVK). Zoek je een bedrijf op om een formulier te vullen, dan gaat je zoekterm naar de KVK. Het antwoord bewaren we kort, zodat een tweede zoekopdracht naar hetzelfde bedrijf niets extra kost.
Bankkoppeling en afschriften. Koppel je je bank, of upload je zelf een afschrift, dan slaan we de transacties op (bedrag, datum, tegenpartij en omschrijving) om ze te kunnen koppelen aan je facturen en uitgaven. We slaan ook je IBAN op, een verwijzing naar je rekening en, bij een koppeling, een versleutelde sleutel om opnieuw te mogen kijken. Een import verwijder je zelf in de app.
Cloudopslag. Koppel je Dropbox, Google Drive of Microsoft OneDrive, dan zetten we een kopie van je verstuurde facturen en je uitgavendocumenten in je eigen map. Daarvoor slaan we het e-mailadres van dat account op en een versleutelde sleutel.
Uitgaven scannen. Zet je de uitbreiding Administratie aan, dan gaat elk uitgavendocument dat je aanlevert naar de AI-documentanalyse hierboven om de gegevens uit te lezen. Zet je de uitbreiding uit, dan stopt dat direct; wat al is uitgelezen blijft bij het document staan.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van de partijen hierboven is in de EU gevestigd, waaronder de betaaldienst, de bankkoppeling, de logo- en documentopslag, de statistiekendienst en de KVK. Voor die partijen is er geen doorgifte naar buiten de EER.

Andere partijen zijn buiten de EER gevestigd of hebben daar een moederbedrijf, waaronder de AI-documentanalyse. Voor die gevallen is de doorgifte geregeld in de verwerkersovereenkomst, via het EU-US Data Privacy Framework of via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wil je per partij weten wie het is, waar de gegevens staan en welke waarborg geldt? Vraag het op via het privacy-e-mailadres bovenaan deze pagina, dan sturen we de actuele lijst.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken of om een keuze van jou te onthouden:

inlogcookies, zodat je ingelogd blijft. Die worden gezet door onze inlogpartij.
een hint dat je waarschijnlijk ingelogd bent (30 dagen), zodat een openbare pagina meteen het juiste menu kan tonen zonder je sessie op te hoeven halen.
je laatst gebruikte inlogmethode (een jaar) en de methode van een lopende poging (10 minuten), zodat het inlogscherm je de juiste knop als eerste geeft.
een verwijscode (60 dagen), als je via een uitnodiging van een bestaande gebruiker of via een link van een partner binnenkomt, plus een vinkje dat we je de bijbehorende melding al hebben laten zien.
een korte beveiligingscookie (10 minuten) tijdens het koppelen van je bank of je cloudopslag, om de koppeling af te maken.
je taalkeuze, zodat de site in de taal blijft die je kiest.

Waarom je geen cookiebanner ziet

Omdat er niets te vragen valt. Alle cookies hierboven zijn strikt noodzakelijk of een voorkeur die je zelf zet, en daarvoor is geen toestemming nodig. Onze bezoekersstatistieken werken zonder cookies en zonder persoonsgegevens, en we volgen je niet over andere websites. Er staat geen advertentiecookie op deze site en er is geen partij die hier meekijkt om je een profiel aan te meten.

Hoe we je gegevens beveiligen

Al het verkeer naar de site en de app loopt over een versleutelde verbinding.
Drie soorten sleutels bewaren we extra versleuteld: de sleutel van je bankkoppeling, die van je cloudopslag en die van een eigen betaalkoppeling.
Je bank- en kaartgegevens beheren we niet zelf. Die vul je in bij de betaaldienst.
Je uitgavendocumenten hebben geen openbare link: lezen kan alleen via de app, met jouw sessie.
Toegang tot de database is beperkt tot wie die nodig heeft om de dienst te draaien.

Geen enkele maatregel is waterdicht. Vermoed je een lek of zie je iets vreemds? Meld het via het privacy-e-mailadres bovenaan deze pagina, dan kijken we er direct naar.

Hoe lang we gegevens bewaren

Twee regels, en de rest volgt daaruit:

We bewaren niets langer dan nodig is voor het doel waarvoor we het hebben.
Wat we wettelijk moeten bewaren, bewaren we zolang dat moet. Voor de administratie van de betalingen die je aan ons doet is dat zeven jaar.

De concrete termijnen die de app zelf aanhoudt staan onderaan deze pagina, in Bewaartermijnen in de app.

Belangrijk: wat wij bewaren is niet jouw archief. Voor jouw eigen administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar, en die is jouw verantwoordelijkheid. Dat geldt ook voor je uitgavendocumenten: een geüploade bon is een werkkopie, dus bewaar het origineel zelf. Download je facturen als PDF of e-factuur, of zet de cloudkoppeling aan, zodat je altijd je eigen kopie hebt.

Je rechten

Je hebt het recht om:

in te zien welke persoonsgegevens we van je hebben
ze te laten corrigeren als ze niet kloppen
ze te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren
de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken
je gegevens mee te nemen naar een andere partij
een gegeven toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor een koppeling

Hoe je ze uitoefent

Een deel kun je zelf: je profiel en je klanten pas je aan in de app, en een klant, product, factuurconcept of koppeling verwijder je daar ook zelf.

Er is nog geen knop om je hele account te verwijderen of in één keer te exporteren. Dat gaan we bouwen, maar zolang die er niet is doen we het met de hand: stuur je verzoek naar het privacy-e-mailadres bovenaan deze pagina. We reageren binnen een maand, en meestal een stuk sneller. Om te voorkomen dat we de gegevens van iemand anders meesturen, vragen we je het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres van je account.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Lukt het samen niet, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat recht heb je altijd, ook zonder eerst bij ons te zijn geweest.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Verandert de dienst, dan verandert deze verklaring mee. Bovenaan de pagina staat wanneer we hem voor het laatst hebben bijgewerkt. Bij een wijziging die echt iets voor je betekent, laten we het weten per e-mail of in de app.

Aanbieder