Wat is een UBL-factuur? E-factureren uitgelegd

Steeds meer opdrachtgevers vragen om een “e-factuur” of een “UBL-bestand” in plaats van een PDF. Dat klinkt technisch, maar het idee is simpel: de boekhouding van je klant wil je factuur kunnen inlezen zonder dat iemand de bedragen overtypt.

UBL in het kort

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaardformaat waarin een factuur wordt opgeslagen als XML-bestand: een tekstbestand waarin elk gegeven een eigen veldje heeft. Het factuurnummer staat in het veld voor het factuurnummer, het btw-bedrag in het veld voor btw, enzovoort.

Daardoor kan de software van je klant de factuur automatisch inlezen, controleren en klaarzetten voor betaling. Zo’n factuur heet een e-factuur.

Het verschil met een PDF

Een PDF is gemaakt om te lezen door mensen. Een computer ziet alleen een plaatje met tekst en moet raden welk bedrag het totaal is. Een UBL-bestand is gemaakt om te lezen door software: elk gegeven is eenduidig benoemd.

Dat verschil merk je vooral in de praktijk:

Minder overtypwerk bij je klant, dus minder fouten in bedragen en referenties.
Snellere betaling, omdat de factuur direct in de betaalstroom belandt in plaats van in een mailbox.
Minder afgekeurde facturen, want ontbrekende gegevens vallen meteen op.

Een scan of een PDF met een QR-code is dus nog geen e-factuur. Overigens sluit het een het ander niet uit: je stuurt in de praktijk meestal de PDF én het UBL-bestand mee, zodat een mens de factuur kan lezen en de software hem kan verwerken.

NLCIUS en Peppol: twee smaken van dezelfde standaard

Je komt twee namen tegen. Allebei zijn ze gebaseerd op dezelfde Europese norm (EN 16931) en op hetzelfde UBL-formaat, ze leggen alleen net andere eisen op:

NLCIUS, ook bekend als SI-UBL 2.0: de Nederlandse invulling van de norm. Dit is wat Nederlandse klanten en de overheid doorgaans vragen.
Peppol BIS Billing 3.0: de internationale variant, die je gebruikt als de factuur via het Peppol-netwerk wordt verstuurd of als je klant in het buitenland zit.

Weet je niet welke je klant wil? Vraag het even. Kiezen kost niets: het is hetzelfde bestand met een andere “sticker” erop, en je maakt van dezelfde factuur zo de andere variant.

Wanneer heb je een UBL-factuur nodig?

Lever je aan de Rijksoverheid, dan is e-factureren verplicht. Ook veel gemeenten, provincies, ziekenhuizen en onderwijsinstellingen accepteren alleen nog e-facturen.
Grote opdrachtgevers vragen er steeds vaker om, omdat hun crediteurenadministratie volledig geautomatiseerd is.
Binnen de EU gaat e-factureren de komende jaren stap voor stap de norm worden voor zakelijke facturen. Verschillende landen zijn al verder dan Nederland, dus als je over de grens factureert kun je er nu al mee te maken krijgen.

Voor particuliere klanten heeft het geen zin: een PDF per mail is daar prima.

Wat er in je factuur moet staan voordat UBL lukt

Een e-factuur is strenger dan een PDF. Ontbreekt er een gegeven, dan wordt het bestand geweigerd. Zorg daarom dat dit is ingevuld:

Je bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en land.
Je KVK-nummer en je btw-nummer.
Je IBAN, zodat de betaling automatisch klaargezet kan worden.
De volledige naam en het adres van je klant, plus het land.
Bij btw verlegd: het btw-nummer van je klant.
Een factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.

Vraagt je klant om een inkoopordernummer of een referentie? Zet die er dan ook op, want daar zoekt hun systeem op. Welke gegevens sowieso verplicht zijn, lees je in Wat moet er op een factuur staan.

Hoe verstuur je een UBL-factuur?

Er zijn twee routes:

Als bijlage bij je e-mail. Je stuurt de PDF en het UBL-bestand samen naar je klant, die het bestand inleest in zijn boekhouding. Dit is de eenvoudigste manier en voor de meeste zzp’ers en kleine bedrijven genoeg.
Via het Peppol-netwerk. De factuur gaat dan rechtstreeks van jouw software naar die van je klant, via een toegangspunt. Dat vraagt een aparte aanmelding bij een Peppol-dienstverlener en is vooral interessant als je veel factureert aan overheden.

E-factureren met factuurmaken

In factuurmaken kies je eenmalig of je facturen NLCIUS of Peppol BIS moeten volgen. Daarna download je bij elke factuur het UBL-bestand met één klik, of laat je het automatisch meesturen als bijlage bij de factuurmail, naast de PDF.

Ontbreekt er nog een gegeven dat de e-factuur verplicht stelt, dan zie je precies welk veld dat is voordat je verstuurt. Zo weet je zeker dat de factuur aan de andere kant niet wordt afgekeurd.