Wat is het verschil tussen UBL en Peppol?
De twee woorden vallen vaak in één zin, maar ze betekenen iets anders. UBL is het bestand: de factuur als gestructureerde XML in plaats van een PDF. Peppol is de post: een netwerk waarover dat bestand van jouw software rechtstreeks naar de boekhouding van je klant gaat. Je kunt UBL gebruiken zonder Peppol; Peppol gebruiken zonder UBL kan niet.
UBL: het bestand
Een PDF is een plaatje van een factuur. Een UBL-bestand is dezelfde factuur als data: elk veld (nummer, datum, regels, btw per tarief, totalen) staat op een vaste plek, zodat de software van je klant het inleest zonder dat iemand overtypt. De Europese norm daarvoor is EN 16931, en daar bestaan twee Nederlandse toepassingen van:
- NLCIUS (ook wel SI-UBL 2.0): de Nederlandse variant, wat de meeste Nederlandse boekhoudpakketten en overheden verwachten als je een bestand mailt of uploadt.
- Peppol BIS Billing 3.0: de internationale variant, die het Peppol-netwerk vereist en die je ook gebruikt voor klanten buiten Nederland.
Een UBL-bestand kun je gewoon als bijlage meemailen, naast de PDF. Veel klanten willen niet meer dan dat. Lees meer in wat is een UBL-factuur.
Peppol: het netwerk
Peppol is een netwerk van toegangspunten. Jouw software levert de factuur af bij een toegangspunt, dat zoekt in een centraal register op waar jouw klant bereikbaar is (op KVK-nummer of btw-nummer) en bezorgt het bestand bij het toegangspunt van de klant. Geen mail, geen bijlage, geen spamfilter: de factuur staat in de boekhouding van je klant zodra hij verzonden is, en je krijgt een bevestiging.
Twee dingen om te weten:
- Je klant moet op Peppol aangesloten zijn. Een klant met een keurig KVK-nummer is onbereikbaar zolang zijn eigen softwareleverancier hem niet in het register heeft gezet. Goede software controleert dat vóór het versturen.
- Versturen en ontvangen zijn apart. Je kunt als verzender aangesloten zijn zonder ontvanger te zijn. Dat is bewust: wie als ontvanger geregistreerd staat, krijgt daar de inkomende facturen van zijn KVK-nummer, en dat wil je niet zomaar overnemen van een boekhoudpakket dat je al gebruikt.
Wanneer heb je wat nodig?
| Situatie | Wat je nodig hebt |
|---|---|
| Een klant vraagt om “een UBL” of “een e-factuur” | Een UBL-bestand (meestal NLCIUS), gemaild als bijlage |
| Je factureert aan de Rijksoverheid of een gemeente | Peppol, of hun eigen portaal met een UBL-upload |
| Een grote klant wil facturen rechtstreeks in zijn systeem | Peppol |
| Een klant in het buitenland vraagt om e-facturen | UBL in de Peppol BIS-variant, via Peppol |
| Niemand vraagt om iets | Een PDF is genoeg |
Hoe het in factuurmaken werkt
Elke factuur is als UBL te downloaden, in NLCIUS of Peppol BIS naar keuze, en gaat als je dat aanzet automatisch als tweede bijlage mee met de factuurmail. Versturen over het Peppol-netwerk kan vanaf Pro: factuurmaken registreert je als verzender, controleert of de klant bereikbaar is en levert de factuur af bij het toegangspunt. De bevestiging staat daarna in de tijdlijn van de factuur.