Kan ik factureren zonder boekhoudpakket?
Ja. Er is geen regel die zegt dat je facturen uit een boekhoudpakket moeten komen. De Belastingdienst stelt eisen aan de factuur en aan je administratie, niet aan de software. Wie een boekhouder heeft, kan prima factureren met een factuurprogramma en de boekhouding daar laten waar die al gedaan wordt.
Wat de Belastingdienst wel eist
- De factuur zelf moet de verplichte gegevens bevatten: een opeenvolgend nummer, de datum, je KVK- en btw-nummer, de gegevens van je klant, een omschrijving, en de btw per tarief. Zie wat er op een factuur moet staan.
- De nummering moet één opeenvolgende reeks zijn, zonder gaten.
- De bewaarplicht is zeven jaar, voor verkoop- én inkoopfacturen.
- De btw-aangifte moet per kwartaal (of maand, of jaar) worden ingediend, op basis van wat je gefactureerd en ingekocht hebt.
Geen van deze eisen vraagt om een boekhoudpakket. Ze vragen om kloppende facturen, een nette reeks en iemand die de aangifte doet.
Hoe je boekhouder toch alles krijgt
Het bezwaar tegen factureren buiten het boekhoudpakket is meestal praktisch: de boekhouder wil niet overtypen. Daar zijn drie oplossingen voor, en de eerste is de beste.
- Meelezen. In factuurmaken maakt je boekhouder een gratis boekhoudersaccount en leest daarmee mee in je verstuurde facturen, uitgaven en bankregels. Niets wordt overgetypt, en jij bepaalt wie toegang heeft en kunt dat intrekken.
- UBL. Elke factuur is als UBL-bestand te exporteren, en dat leest elk boekhoudpakket in zonder overtypen.
- PDF’s. De klassieke route, die ook werkt maar wel het overtypen laat bestaan.
Wanneer een boekhoudpakket wél logisch is
Doe je je boekhouding zelf en wil je de btw-aangifte vanuit hetzelfde scherm indienen, dan is een boekhoudpakket daarvoor gebouwd. Hetzelfde geldt als je boekhouder in een bepaald pakket werkt en wil dat jij daarin factureert. In dat geval betaal je terecht voor de boekhoudfuncties. Zie ook de vergelijking met Moneybird en Jortt.
Wat factureren zonder boekhoudpakket kost
Bij factuurmaken begint een pakket met opgeslagen klanten, automatische nummering, herinneringen, online betalen en een bankkoppeling bij € 2,50 per maand. Je betaalt niet voor journaalposten, een grootboek of een aangiftemodule, en dat is precies waar het prijsverschil met een boekhoudpakket vandaan komt.