Factuur niet betaald? Zo stuur je een betalingsherinnering

Vroeg of laat overkomt het elke ondernemer: de betalingstermijn verstrijkt en het geld staat er niet. Meestal is er niets aan de hand en is de factuur simpelweg blijven liggen. Met een nette herinnering op het juiste moment krijg je in verreweg de meeste gevallen alsnog snel betaald.

Wanneer stuur je een herinnering?

Stuur de eerste herinnering kort na het verstrijken van de vervaldatum, bijvoorbeeld na drie tot vijf dagen. Wachten heeft geen zin: hoe ouder de factuur, hoe lastiger het innen wordt. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen.

Wat zet je in de eerste herinnering?

Houd het vriendelijk en zakelijk. Ga ervan uit dat de klant het vergeten is:

Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag.
De oorspronkelijke vervaldatum.
Een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld binnen 7 of 14 dagen.
Je IBAN en het betaalkenmerk, zodat betalen zo makkelijk mogelijk is.
De factuur zelf als bijlage, dan hoeft niemand te zoeken.

Een zin als “Waarschijnlijk is het aan uw aandacht ontsnapt” houdt de relatie goed en werkt beter dan meteen dreigen.

Tweede herinnering en aanmaning

Blijft betaling uit, stuur dan na een week of twee een tweede, dringender herinnering. Helpt ook dat niet, dan volgt een aanmaning: daarin noem je een laatste betaaldatum en kondig je aan dat je daarna incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt.

Voor particuliere klanten ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen met een termijn van minimaal 14 dagen (de zogeheten 14-dagenbrief) voordat je incassokosten mag rekenen. Voor zakelijke klanten geldt die verplichting niet.

Incassokosten en rente

Betaalt de klant na de aanmaning nog niet, dan mag je wettelijke incassokosten rekenen. Die zijn wettelijk vastgelegd als percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van 40 euro. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen vanaf de vervaldatum. Kom je er samen niet uit, dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de kantonrechter.

Voorkomen is beter

Stuur je factuur direct na levering en zet de vervaldatum er duidelijk op. Zie ook Factuur maken als zzp’er.
Gebruik een opvolgend factuurnummer en een herkenbaar betaalkenmerk.
Herinner consequent: wie standaard na een paar dagen een herinnering stuurt, wordt structureel sneller betaald.

Met factuurmaken zie je per factuur of hij verzonden, bekeken en betaald is, en kun je betalingsherinneringen automatisch laten versturen met je eigen tekst en schema. Zo hoef je er zelf niet meer achteraan.