De regels in vijf regels
- Elke factuur draagt je KVK-nummer en je btw-identificatienummer (het nummer dat met NL begint en op B01 of hoger eindigt), plus een opeenvolgend factuurnummer, de datum, naam en adres van je klant, een omschrijving en de btw per tarief. De volledige lijst staat in wat moet er op een factuur staan.
- De btw is 21% op de meeste diensten, 9% op een korte lijst en 0% of “verlegd” in specifieke gevallen. Je zet ‘m bovenop je prijs en draagt ‘m elk kwartaal af.
- Bij een kleine omzet kun je btw-vrij factureren via de KOR, maar dan staat er geen btw op je facturen en vraag je ook geen btw terug op je kosten. Zie de KOR-gids.
- Zakelijke klanten in andere EU-landen krijgen een factuur met btw verlegd: geen Nederlandse btw, hun btw-nummer op de factuur, en een vermelding in je ICP-opgaaf. Klanten buiten de EU krijgen meestal helemaal geen btw.
- Engels en een andere valuta mogen, zolang het btw-bedrag ook in euro’s staat en je op verzoek kunt vertalen.
Wat factuurmaken voor je doet
De factuur klopt vanzelf
Je typt rechtstreeks in de factuur, in het Engels als je wilt. Je KVK- en btw-nummer, het opeenvolgende nummer en de datum staan er automatisch op; per regel kies je het btw-tarief en de totalen ronden af zoals de Belastingdienst het wil. Voor een zakelijke EU-klant zet je de factuur op btw verlegd en verschijnt de verplichte zin; onder de KOR gebeurt hetzelfde.
Je nummering kan niet stukgaan
Factuurmaken geeft het volgende nummer pas uit als een factuur definitief wordt, dus een concept dat je weggooit laat nooit een gat achter.
Je Nederlandse boekhouder leest mee
De meeste expats krijgen een Nederlandse boekhouder voor de aangifte inkomstenbelasting. In plaats van PDF’s mailen geef je die een gratis boekhoudersaccount: die ziet je facturen, uitgaven en bankregels direct en downloadt UBL-bestanden die de eigen software inleest.
Uitgelicht: het eerste kwartaal
Je eerste btw-aangifte moet een maand na afloop van je eerste kwartaal binnen zijn, of je nu gefactureerd hebt of niet. Omdat elke factuur al met de juiste tarieven is opgebouwd, staat het overzicht per kwartaal klaar: wat je gefactureerd hebt en hoeveel btw daarbij hoort, per tarief. Indienen doe jij of je boekhouder; factuurmaken doet bewust geen aangiftes.