Bepaal eerst wie de rekening krijgt
Bij particuliere coaching is je cliënt vaak ook de betaler. Bij zakelijke coaching kan de werkgever opdrachtgever zijn. Vraag vooraf welke naam, adresgegevens en eventuele opdrachtreferentie op de factuur moeten staan. Zo voorkom je dat een rekening na afloop terugkomt bij de verkeerde contactpersoon.
Bewaar de betalende organisatie als klant in factuurmaken. Houd de omschrijving zakelijk: een trajectnaam en sessiedatum maken de prestatie herkenbaar. Inhoudelijke notities uit het gesprek horen niet op je factuur.
Voorbeeld: een traject van zes gesprekken
| Factuurregel | Aantal | Afspraak |
|---|---|---|
| Coachtraject loopbaan, september–november | 1 traject | Zes gesprekken volgens offerte |
| Extra coachsessie op verzoek | 1 sessie | Apart overeengekomen aanvulling |
Factureer je het traject als pakket, zet de inbegrepen gesprekken dan niet ook als betaalde losse regels op dezelfde factuur. Dat zou het afgesproken bedrag dubbel tellen.
Een traject in termijnen laten betalen
Je kunt een termijnverdeling vastleggen in de offerte, bijvoorbeeld een deel bij de start en een deel halverwege. Kies concrete factuurdatums die passen bij de afspraken. Een factuurdatum is iets anders dan de datum van een coachgesprek: factuurmaken beheert je agenda niet.
Kan ik elke maand dezelfde sessies automatisch factureren?
Dat kan met terugkerende facturen als de afspraak een vast bedrag en ritme heeft en je pakket de functie bevat. Voor wisselende sessies maak je de factuur op basis van wat er werkelijk is afgesproken. Kies de btw-instelling die bij jouw dienst en situatie hoort; alleen het beroep ‘coach’ bepaalt die niet.