Offerte maken: wat erin moet staan en hoe je sneller een akkoord krijgt

Een goede offerte is meer dan een prijsopgave: het is het document waarmee je klant ja zegt tegen je aanbod. Een duidelijke offerte voorkomt discussie achteraf en wordt sneller geaccepteerd. Dit zet je erin.

Wat moet er in een offerte staan?

• Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en contactgegevens.
• De gegevens van de klant: bedrijfsnaam of naam en adres.
• Een offertenummer en datum: zo verwijs je er later makkelijk naar.
• Een duidelijke omschrijving: wat lever je precies, en wat juist niet?
• De prijs: per onderdeel, met btw apart vermeld. Voor zakelijke klanten reken je vaak exclusief btw, voor particulieren vermeld je het totaal inclusief.
• De geldigheidsduur: bijvoorbeeld 14 of 30 dagen geldig.
• Betaal- en leveringsvoorwaarden: betalingstermijn, eventuele aanbetaling of termijnen.

Is een offerte bindend?

Zolang de klant niet akkoord is, kun je een offerte intrekken of aanpassen. Accepteert de klant binnen de geldigheidsduur, dan is er in principe een overeenkomst en zit je aan de genoemde prijs en voorwaarden vast. Zet daarom altijd een geldigheidsdatum op de offerte: zo voorkom je dat iemand maanden later nog akkoord gaat op een verouderde prijs.

Zo krijg je sneller een akkoord

• Stuur de offerte snel, het liefst binnen een of twee dagen na het gesprek. De kans op een akkoord daalt naarmate je langer wacht.
• Houd het concreet: een heldere omschrijving en een duidelijke prijs winnen het van tien pagina’s kleine lettertjes.
• Volg op: geen reactie na een week? Een korte, vriendelijke herinnering is heel normaal en verhoogt je slagingskans flink.
• Maak grote bedragen behapbaar: bied bij grotere opdrachten aan om in termijnen te factureren, bijvoorbeeld een deel vooraf en de rest bij oplevering.

Van offerte naar factuur

Is de offerte geaccepteerd, dan factureer je op basis van precies dezelfde regels en bedragen. Neem het offertenummer op de factuur op als referentie. Welke gegevens er verplicht op die factuur horen, lees je in Wat moet er op een factuur staan.

In factuurmaken maak je offertes in dezelfde stijl als je facturen, zet je een geaccepteerde offerte met een klik om in een factuur en kun je automatisch een vriendelijke opvolgmail laten sturen als een reactie uitblijft. Ook factureren in termijnen spreek je direct op de offerte af.