Wat een SLA-factuur lastig maakt
Een ICT-klant heeft zelden één afspraak. Er loopt een SLA die per jaar vooruit wordt betaald, beheer per werkplek per maand, hosting of back-up per kwartaal en een handvol licenties die elke paar maanden van aantal veranderen. Wie dat met een los factuursjabloon doet, maakt elke maand dezelfde facturen opnieuw, vergeet de jaarlijkse SLA van een klant die in maart begon, of stuurt één klant drie facturen in een week.
Hier leg je per klant één factuurschema vast, en het programma doet de rest.
Elke afspraak een eigen ritme
In een schema krijgt elke regel een eigen ritme en startdatum: elke maand, elk kwartaal, elk jaar of elke zoveel dagen of weken. Zo staan de SLA die in maart ingaat, het maandelijkse beheer en de hosting per kwartaal in hetzelfde schema van dezelfde klant, zonder dat ze op één datum hoeven te beginnen. Een schema loopt door tot je het stopt, of tot een einddatum of een aantal keer dat je instelt, handig voor een contract van drie jaar.
Eén factuur per klant, met de periode erop
Vallen meerdere regels vlak na elkaar, dan bundelt het programma ze op één factuur. Je kiest zelf hoe ruim: binnen een week, twee weken of een maand. Elke regel vermeldt de periode die hij dekt, bijvoorbeeld “SLA Goud, 1 maart 2027 t/m 29 februari 2028” naast “Beheer 12 werkplekken, 1 t/m 31 oktober”. Je klant ziet in één oogopslag waar hij voor betaalt, en je boekhouder ook.
Per regel kies je of je vooraf factureert, voor de periode die begint (de gebruikelijke manier voor een SLA of licentie), of achteraf, voor de periode die net voorbij is.
Extra werk erbij, voordat hij verstuurd wordt
Een SLA-factuur is zelden alleen de SLA. Er komen uren buiten het contract bij, een nieuwe laptop, een migratie. Daarom staat elke factuur uit een schema een paar dagen voor de factuurdatum als concept klaar, en krijg je een mail met de concepten die voor je klaarstaan. Voeg je extra werk toe, of doe niets: op de factuurdatum gaat hij automatisch naar je klant, met de PDF als bijlage. Liever alles zelf nakijken? Zet automatisch versturen uit en het concept wacht op jou.
Het factuurnummer komt er pas op als de factuur echt verstuurd wordt. Een concept dat je weggooit laat dus geen gat in je nummering achter.
Opzeggen halverwege, netjes afgerekend
Zegt een klant zijn SLA op, of stopt hij met een licentie, dan beëindig je die ene regel: direct, aan het eind van de periode die hij al betaald heeft, of op een datum die je kiest. Stopt hij halverwege een periode, dan rekent het programma het verschil op de dag uit. Factureerde je achteraf, dan krijgt hij een slotfactuur voor de dagen die nog open stonden; betaalde hij vooruit, dan een creditfactuur voor de dagen die hij niet meer gebruikt. De rest van het schema loopt gewoon door.
Betaald krijgen zonder na te bellen
Elke factuur kan een betaallink krijgen, zodat je klant direct met iDEAL betaalt. Met de bankkoppeling worden betaalde facturen vanzelf afgevinkt, en betalingsherinneringen gaan automatisch uit als je dat aanzet. Werk je voor zakelijke klanten of de overheid, dan gaat de factuur als e-factuur (UBL) mee of via Peppol rechtstreeks in hun boekhouding.
Wat het kost
Terugkerende facturen zitten in Pro en hoger, vanaf € 9,00 per maand excl. btw, maandelijks opzegbaar. Je projecten en losse facturen maak je in hetzelfde account, en je boekhouder leest gratis mee.