Maak ook een kort storingsbezoek controleerbaar
Vermeld bij een storing het bezoekadres, de datum en wat je hebt hersteld. Bij verhuurders of beheerders is het werkadres vaak anders dan het factuuradres. Zet een ontvangen opdrachtnummer in de omschrijving zodat de beheerder je rekening kan terugvinden.
Bespreek voorrijkosten, het arbeidsminimum en een eventuele toeslag vooraf. De factuur is de uitwerking van die afspraak, niet het eerste moment waarop de klant de toeslag ziet.
Voorbeeld: een lekkende sifon vervangen
| Factuurregel | Aantal | Toelichting |
|---|---|---|
| Storingsbezoek op afgesproken adres | 1 bezoek | Afgesproken voorrijkosten |
| Lekkage opsporen en sifon vervangen | 1,5 uur | Arbeid op locatie |
| Nieuwe sifon en aansluitmateriaal | 1 set | Gebruikte onderdelen |
Gebruik een afzonderlijke regel voor een overeengekomen avondtoeslag als die van toepassing is. Factuurmaken telt de regels op; het bepaalt geen spoedtarief en registreert niet wanneer je monteur aankwam.
Van installatieofferte naar aanbetaling en deelfacturen
Blijkt een grotere vervanging nodig, maak dan eerst een offerte met de onderdelen en werkzaamheden. Met deelfacturen kun je een aanbetaling vragen voordat je materiaal bestelt. Spreek bijvoorbeeld voor het vervangen van een cv-ketel 30% vooraf en 70% bij oplevering af. Zo hoef je de inkoop niet volledig zelf voor te financieren.
Leg deze termijnverdeling en de factuurdatums vast in de offerte. Na acceptatie kun je de deelfacturen automatisch laten maken en versturen op die datums. Schuift de installatie op, pas dan ook de geplande factuurdatum aan. Een aanbetaling en een eindtermijn tellen als twee afzonderlijke facturen binnen je pakket.
Wil je de klus in één keer factureren? Een geaccepteerde offerte zonder termijnen kun je naar één factuur omzetten.
Kan ik onderhoudsbezoeken automatisch plannen?
Factuurmaken is geen onderhoudsplanner. Voor een vast onderhoudsabonnement kun je met een geschikt pakket wel periodieke facturen maken. De planning, uitvoering en onderhoudshistorie van de installatie houd je elders bij.